Hoje sabemos que as empresas possuem prazos curtos para realizar suas reuniões em razão da demanda de trabalho, das datas limites para a entrega dos projetos e da pouca disponibilidade do espaço para planejamentos e troca de ideias. Por isso, não se pode perder tempo buscando “gambiarras” para conseguir colocar em funcionamento equipamentos essenciais para uma reunião. Portanto, trazemos algumas dicas para ter uma sala de conferências estruturada.

A mobilidade corporativa é basicamente essencial para muitas empresas atualmente em razão da necessidade de estarem conectadas o tempo todo, seja entre si ou atentas ao que está acontecendo no mercado em tempo real, de modo a desenvolver táticas para criar conteúdos que façam com que se destaquem.

Como estruturar uma sala de conferências

Uma sala de conferências de acordo com o cenário atual de trabalho deve oferecer pontos elétricos suficientes para que todos possam ligar seus aparelhos à energia, sejam carregadores de celular, projetores, notebooks, roteadores de internet e outros aparelhos que sejam necessários para a reunião.

Além dos pontos elétricos, uma sala de conferências deve estar equipada com acessos multimídia, para que todos possam conectar seus aparelhos a outros que projetem imagens ou possam acessar a rede a qualquer momento.

Possuir entradas UBS para que dispositivos recebam dados ou os transmitam até um outro aparelho facilita na hora de enviar informações, já que você poderá fazer isso sem imprimir ou apenas projetá-los na tela, sem que ninguém possa vê-los posteriormente em outro local.

As entradas de rede, por sua vez, podem auxiliar a conectar notebooks a pastas internas da empresa, para também receber ou enviar dados que estejam disponíveis apenas a computadores autorizados a acessar o servidor da companhia.

Sistema de videoconferência

Outro importante aspecto a ser lembrado para se estruturar uma sala de videoconferência é que você necessita ter um bom equipamento de áudio e vídeo.

Para que sua reunião seja produtiva, é necessário investir em boas câmeras, com alta resolução, e caixas de som e microfones que funcionem sem interferência ou chiados, pois sabemos que conversas a distância com problemas técnicos tendem a irritar mais as pessoas e, consequentemente, interferir nas negociações estipuladas na conversa.

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